O nosso cliente, uma multinacional espanhola de transportes em plena expansão com mais de 15.000 pessoas que partilham um propósito comum: construir uma mobilidade sustentável, multimodal e conectada. O objetivo é integrar no seu quadro de pessoal uma Secretária/Assistente para apoio à gestão do departamento de Serviços Gerais, nos escritórios localizados em Gondomar (Porto).

Funções:
●Gerir as atividades corporativas da equipa de gestão, tais como agendar e preparar reuniões, atender visitantes, fazer reservas de quartos e restaurantes, etc.
●Preparar documentos de reunião, comunicações pré-reunião, notificações aos participantes e ordens de serviço.
●Coordenar reuniões e participantes.
●Mantenha um registo de todas as reuniões e de dois pontos de ação.
●Dê prioridade a todas as comunicações, incluindo e-mail, telefone e pessoalmente, para que as atividades propostas aconteçam.
●Coordenar os preparativos de viagens e alojamento em toda a empresa para garantir a utilização de fornecedores aprovados e o cumprimento das políticas da empresa.
●Apoio na organização de eventos em que a equipa de gestão participa.
●Gerir o orçamento e as despesas do departamento de acordo com a política da empresa; rever e aprovar faturas e conciliar contas. Inclui também a elaboração moderada de relatórios de refeições.
●Executar diversas tarefas administrativas (criar documentos, e-mails, traduções, resumos e cartas, conforme necessário).
●Construa relações em toda a organização: comunique eficazmente e colabore de forma multifuncional, trabalhando com pessoas de todos os níveis, origens e conjuntos de competências.

Oferecido:
●Contrato sem termo com horário de trabalho completo.
●Horário flexível: check-in entre as 08:00 - 09:00 e check-out entre as 17:00 - 18:00 de segunda a quinta e sexta-feira com horário contínuo das 08:00 às 15:00.
●Bom ambiente de trabalho e ambiente de trabalho estável.